Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Rauman freinetkoulua hallinnoivan Rauman Avokas ry:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Luotu 13.1.2025
1. Rekisterinpitäjä
Rauman Avokas ry
1490496-7
Karjalankatu 10
26100 Rauma
2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa
Rauman freinetkoulun rehtori-toiminnanjohtaja
kanslia(at)freinetkoulu.fi
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään koulun hallinnoinnin, oppilaiden ja huoltajien kanssa viestimisen, jäsenrekisterin ylläpidon, tapahtumien järjestämisen, oppilaitoksen lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen sekä yhdistyksen toiminnan kehittämisen yhteydessä.
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeusperusteita ovat rekisteröidyn suostumus, sopimuksen täytäntöönpano sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
Yhteystiedot: oppilaiden ja huoltajien nimet, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
Oppilastiedot: syntymäaika, luokka-aste, erityistarpeet tai -järjestelyt
Jäsenrekisterin tiedot: yhdistyksen jäsenten nimet, yhteystiedot ja jäsenyyteen liittyvät tiedot
Tapahtumien osallistujatiedot
Maksutiedot, jos yhdistys kerää osallistumismaksuja tai jäsenmaksuja
Tekniset tiedot: verkkosivujen vierailijatiedot (esim. IP-osoitteet, evästeet).
Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.
5. Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi tai niin kauan kuin laki velvoittaa.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. oppilaiden huoltajilta ilmoittautumisen yhteydessä, jäseniltä jäsenhakemusten kautta, yhdistyksen järjestämien tapahtumien yhteydessä ilmoittautumisista sekä julkisista lähteistä, kuten viranomaisrekistereistä.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto
Henkilötietoja luovutetaan vain lakisääteisissä tapauksissa, kuten viranomaisille, tai yhdistyksen toiminnan kannalta välttämättömille yhteistyökumppaneille (esim. tapahtumajärjestelyjen yhteydessä). Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ilman asianmukaisia suojatoimia.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Evästeet (Cookies)
Verkkosivustomme käyttää evästeitä parantaakseen käyttäjäkokemusta. Käytämme myös analytiikkaevästeitä verkkosivuston liikenteen ja käytön seurantaan. Käyttäjä voi hyväksyä tai kieltää evästeiden käytön selainasetuksissa.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Päivitetty tietosuojaseloste julkaistaan yhdistyksen verkkosivustolla.